Administrador de propiedades de la HOA
Ubicación: Palmyra, NJ
Tipo de trabajo: A tiempo completo, presencial
Horario estándar: 8:00 AM – 4:30 PM (in situ)
Requisitos de tiempo adicionales: Reuniones vespertinas y respuesta a emergencias fuera de horario
Obligatorio
Beneficios: Seguro médico, dental, de visión

Sobre la comunidad
La Asociación de Condominios del Puerto de Palmyra (PHCA) es una residencia grande y consolidada
comunidad de aproximadamente 500 unidades de condominios de dos plantas, principalmente ocupadas por sus propietarios,
junto con servicios compartidos y espacios para eventos gestionados por la asociación. La comunidad es
activo, comprometido y espera un alto nivel de profesionalidad, capacidad de respuesta y
responsabilidad por parte de su liderazgo.

Este puesto requiere un gestor de propiedades fuerte y visible en el lugar, que sepa equilibrar lo estratégico
supervisión con liderazgo operativo práctico en un entorno acelerado.

Resumen del puesto

El Administrador de Propiedades de la HOA es responsable del liderazgo general, la operación y la administración de la Asociación de Condominios de Palmyra Harbour. Este no es un puesto pasivo ni solo de escritorio. El candidato seleccionado estará profundamente involucrado en las operaciones diarias, la supervisión de la propiedad, la gestión de personal y proveedores, las relaciones con propietarios y la colaboración con una Junta Directiva implicada.

Este puesto también sirve como punto de contacto principal para emergencias, incluyendo situaciones fuera de horario, que requieren buen juicio, comunicación oportuna con la Junta y un triaje eficaz de los asuntos.

Responsabilidades clave

Operaciones y Gestión de Propiedades
• Supervisar todas las operaciones diarias, mantenimiento y mejora de los espacios comunitarios y para eventos de la PHCA
• Mantener una fuerte presencia en el lugar, incluyendo recorridos regulares por la propiedad e identificación proactiva de problemas
• Planificar, programar y supervisar proyectos de mantenimiento rutinario, reparaciones importantes y mejoras de capital
• Garantizar que las áreas comunes, los terrenos y las instalaciones se mantengan conforme a los estándares de la asociación
• Documentar y abordar el incumplimiento de las normas y normativas de la asociación por parte de los propietarios

Asociación y Gobernanza en el Consejo
• Actuar como enlace principal entre la Junta de Síndicos y los propietarios
• Trabajar estrechamente con la Junta para establecer prioridades, redactar RFQs, negociar contratos e implementar políticas
• Asistir a reuniones mensuales abiertas que se celebran por la tarde y a sesiones regulares de trabajo de la Junta
• Proporcionar orientación clara y profesional al Consejo en asuntos operativos, financieros y de cumplimiento
• Mantener el conocimiento práctico de los documentos que regulan, incluyendo estatutos, escrituras maestras, resoluciones y enmiendas

Supervisión financiera
• Colaborar con el Consejo de Administración y el proveedor de contabilidad en presupuestos, informes financieros y controles financieros
• Supervisar las recaudaciones mensuales de tasas, gestionar morosos, coordinar gravámenes y supervisar los gastos
• Garantizar el pago puntual de seguros, impuestos y gastos operativos
• Proporcionar informes financieros precisos y transparentes al Consejo
• Renegociación, consolidación o reemplazo de contratos con proveedores, lo que resulta en ahorros documentados
• Uso estratégico del personal de mantenimiento in situ en lugar de proveedores externos cuando sea apropiado
• Mejoras en la programación, el mantenimiento preventivo o la eficiencia de compra que reduzcan los gastos operativos

Liderazgo de Personal, Proveedores y Recursos Humanos
• Dirigir, supervisar y evaluar al personal en el lugar y al personal contratado
• Gestionar las relaciones con los proveedores, el rendimiento y la rendición de cuentas
• Gestionar actividades relacionadas con recursos humanos, incluyendo la coordinación de contrataciones, la gestión del rendimiento y las acciones disciplinarias cuando sea necesario

Respuesta a emergencias, riesgos y cumplimiento
• Servir como primer punto de contacto para todas las emergencias comunitarias, incluidas las situaciones fuera de horario laboral
• Cuestiones de triaje, coordinar proveedores o servicios de emergencia, y notificar a la Junta según corresponda
• Desarrollar y ejecutar planes de preparación y respuesta ante emergencias
• Identificar, mitigar y priorizar proactivamente la reducción de posibles riesgos de responsabilidad para prevenir reclamaciones y pérdidas, mediante mantenimiento oportuno, documentación exhaustiva, supervisión eficaz de los proveedores y una aplicación constante de las políticas de la asociación
• Garantizar el cumplimiento de todas las leyes y normativas federales, estatales y locales aplicables
• Gestionar la cobertura de seguros, reclamaciones y evaluaciones de riesgos en coordinación con asesoría legal

Relaciones y comunicación comunitarias
• Abordar las preocupaciones, quejas y conflictos de los propietarios con profesionalidad y coherencia
• Hacer cumplir las normas de asociación de forma justa, incluso cuando las decisiones puedan ser impopulares
• Apoyar iniciativas y eventos de participación comunitaria según corresponda

Dinámica de la Junta Directiva y la Dirección
• La Junta de Síndicos está activa y comprometida, y espera comunicación regular, seguimiento y orientación profesional
• Se espera que el Administrador de la Propiedad lidere las operaciones, no que espere instrucciones sobre cada asunto
• El éxito en este puesto requiere la capacidad de oponerse con respeto, ofrecer recomendaciones claras e implementar decisiones de forma consistente
• Las reuniones y la preparación por la tarde son una parte habitual del puesto

Habilidades y competencias requeridas
• Sólidas habilidades de liderazgo y toma de decisiones
• Excelente comunicación oral y escrita
• Habilidades excepcionales organizativas y de gestión del tiempo
• Experiencia probada en gestión financiera (presupuestos, informes, evaluaciones)
• Experiencia en resolución de conflictos y aplicación de normas en un entorno residencial
• Negociación de proveedores y gestión del rendimiento
• Capacidad para mantener la calma, la firmeza y la profesionalidad bajo presión, incluso en situaciones de emergencia
• Cómodo trabajando en un puesto muy visible y de cara a los residentes
• Competencia con software de gestión de propiedades y herramientas tecnológicas

Compensación
• Rango salarial: 65.000 – 75.000 dólares anuales, según la experiencia
• Renegociación, consolidación o reemplazo de contratos con proveedores, lo que resulta en ahorros documentados
• Uso estratégico del personal de mantenimiento in situ en lugar de proveedores externos cuando sea apropiado
• Mejoras en la programación, el mantenimiento preventivo o la eficiencia de compra que reduzcan los gastos operativos

Cualificaciones
• Educación: Se prefiere título de grado pero no es obligatorio; Experiencia equivalente considerada
• Experiencia: Mínimo de 5–10 años de experiencia en administración de propietarios o residenciales
• Credenciales del sector (CPM o similares) un plus • Notario Público un plus

Este trabajo NO es para ti si:
• Prefieres un puesto remoto o mayormente en escritorio
• No está disponible para emergencias fuera de horario ni reuniones vespertinas
• Evitas conflictos o te sientes incómodo haciendo cumplir las normas
• Necesitas una dirección o aprobación constante para tomar decisiones
• Te sientes incómodo siendo muy visible para los residentes y miembros de la junta
• No estás dispuesto a estar involucrado, en el lugar ni a rendir cuentas
• Tienes dificultades en entornos con prioridades en competencia y altas expectativas

Por qué este puesto puede ser adecuado para ti
Este es un puesto desafiante pero gratificante para un gestor de propiedades seguro y experimentado que se enorgullece de la excelencia operativa, un liderazgo sólido y de mantener una comunidad bien gestionada. Tendrás la oportunidad de tener un impacto significativo en una gran comunidad residencial que valora la estructura, la coherencia y el profesionalismo.